ภายในปี 2022 หลายประเทศทั่วโลกคาดว่าจะใช้กลยุทธ์เฉพาะถิ่นเพื่ออยู่กับ coronavirus ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเหตุผลที่เราเห็นการเปลี่ยนแปลงไปสู่การแปลงเป็นดิจิทัลระหว่างธุรกิจและองค์กรต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวิร์กโฟลว์และการจัดการเอกสารกําลังถูกแปลงเป็นดิจิทัลเพื่อให้พอดีกับบรรทัดฐานใหม่     

เวิร์กโฟลว์เอกสารแบบดิจิทัลสามารถปรับปรุงวิธีที่คุณบันทึก รักษาความปลอดภัย จัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันข้อมูลและข้อมูลที่สําคัญ การจัดการเอกสารดิจิทัลอาจส่งผลให้ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ลดลง 40% และ ลดข้อผิดพลาด ได้ถึง 30% 

อย่างไรก็ตามก่อนที่จะเก็บเกี่ยวประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่ดีมีความจําเป็นต้องแปลงกระบวนการให้เป็นดิจิทัลอย่างถูกต้อง ลองดูวิธีที่จะทําให้การแปลงเวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นดิจิทัลได้ง่ายขึ้น

‍

1. จัดระบบสําหรับการจัดการเอกสารดิจิทัล 

ค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าจัดเก็บและจัดการเอกสารกระดาษอาจมีราคาแพงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น สิ่งอํานวยความสะดวกในการจัดเก็บตู้ค่าใช้จ่ายของกระดาษการพิมพ์พื้นที่สํานักงานการจัดเก็บและการว่าจ้างพนักงานเพื่อจัดการทั้งหมดนี้สามารถเพิ่มการต่อรองราคาได้ค่อนข้างแพง และนี่ไม่ใช่สิ่งที่ทุกองค์กรมีความหรูหราที่จะจ่าย 

การเปลี่ยนไปใช้ระบบเอกสารดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถกําจัดไฟล์กระดาษเหล่านั้นทั้งหมดประหยัดพื้นที่จัดเก็บประหยัดเงินในการพิมพ์หมึกและเครื่องเขียนอื่น ๆ และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ จากนั้นคุณสามารถจัดลําดับความสําคัญให้มีสําเนาทางกายภาพของเอกสารที่สําคัญที่สุดเท่านั้นและทําให้ส่วนที่เหลือเป็นดิจิทัลอย่างปลอดภัยและปลอดภัย  

2. วางกฎของระบบการยื่นและตั้งชื่อ

การจัดทําเอกสารและการกําหนดมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเวลาและทรัพยากรได้มากในอนาคต ไม่มีอะไรจะสูญเปล่าไปกว่าเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่หายไป 

ดังนั้นจึงควรกําหนดกฎพื้นฐานสําหรับการตั้งชื่อเอกสารและไฟล์เพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่าย ชื่อไฟล์อาจรวมถึงวันที่ สถานะ บริษัท อุตสาหกรรม และอื่นๆ 

ชื่อเหล่านี้ทําให้ค้นหาและสแกนไฟล์ได้ง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับข้อตกลงการตั้งชื่อเหล่านี้เพื่อให้ทุกอย่างยังคงเป็นระเบียบ

3. จัดหมวดหมู่โฟลเดอร์ของคุณและจัดหมวดหมู่ 

การจัดการไฟล์ดิจิทัลเป็นวิธีที่ดีในการจัดระเบียบและรับรองเอกสารที่เหมาะสมสําหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถจัดกลุ่มตามรูปแบบเช่นวิดีโอเสียงหรือ PDF พยายามจัดหมวดหมู่ข้อมูลของคุณลงในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องเพื่อความสะดวกในกระบวนการค้นหาสําหรับงานผู้ดูแลระบบ การวางเลเยอร์โฟลเดอร์เหล่านั้นเช่นเดียวกับการเก็บโฟลเดอร์เหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์ย่อยสามารถลดความยุ่งยากในการสแกนและกระบวนการค้นหา 

เคล็ดลับอื่น: คุณยังสามารถใช้เทมเพลตมาตรฐานสําหรับเอกสารประจําบางอย่างเช่นใบแจ้งหนี้การอ้างสิทธิ์ข้อตกลงและอื่น ๆ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาให้ความสอดคล้องและปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ 

4. ปรับปรุงและสํารองข้อมูลเป็นประจํา

ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคจะรักคุณหากคุณทําการสํารองข้อมูลเป็นประจํา หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่องค์กรสามารถทําได้คือไม่อัปเดตและสํารองข้อมูลเป็นประจํา เมื่อเกิดภัยพิบัติทุกคนต้องการกู้คืน แต่มันจะยากมากหากไม่มีระบบสํารองข้อมูลที่อัปเดต 

ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องสํารองไฟล์ของคุณเมื่อคัดลอกไปยังไดรฟ์อื่นเพื่อความปลอดภัย คุณควรปรับปรุงระบบเอกสารทั้งหมดของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอโดยการเก็บถาวรไฟล์เก่าหรือบัญชีที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งไม่ได้ใช้อีกต่อไป ช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ และป้องกันการซ้ําซ้อน 

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนใช้ระบบเดียวกัน

แต่ละทีมหรือแผนกจะมีวิธีการสื่อสารเอกสารและอื่น ๆ ที่ต้องการ แต่เมื่อพูดถึงการแชร์เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นสิ่งสําคัญที่ทุกคนต้องทํางานในหน้าเดียวกัน สิ่งนี้สามารถ จํากัด การสื่อสารที่ผิดพลาดปรับปรุงประสิทธิภาพและประหยัดเวลา ไม่ต้องพูดถึงมันสามารถปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้าของคุณโดยการให้ความสอดคล้องในหลายจุดสัมผัส 

ยึดติดกับการแชร์ไฟล์หนึ่งไฟล์และแพลตฟอร์มการเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะอย่างยิ่งแพลตฟอร์มที่ รับประกันความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว สําหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยเฉพาะ  

6. ดําเนินการตรวจสอบภายในเป็นระยะ

หลังจากการจัดตั้งและการใช้งานเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อในการตรวจสอบเอกสารของคุณสักครั้ง นี่เป็นวิธีติดตามจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบ คุณควรทําอย่างไรกับแฟ้มที่ซ้ํากัน รายการตรวจสอบสําหรับการส่งเอกสารหรือโฟลเดอร์บางอย่างคืออะไร? จากนั้นคุณสามารถปรับปรุงและปรับแต่งระบบการจัดการระเบียนของคุณโดยการตรวจสอบเป็นประจํา 

7. รับทีมขึ้นเครื่องและฝึกอบรม   

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งที่เกิดขึ้นในการแปลงเวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นดิจิทัลคือการขาดการสื่อสารและการฝึกอบรมระหว่างผู้ใช้ สิ่งนี้สามารถลดประสิทธิภาพและความไม่สอดคล้องกันในองค์กรเอกสารทําให้กระบวนการทั้งหมดสิ้นเปลือง 

มันเป็นสิ่งจําเป็นที่จะรวมสมาชิกในทีมตั้งแต่เริ่มต้นในการเตรียมความพร้อมและการฝึกอบรมเพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บตรวจสอบและแบ่งปันเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบุคคลที่สามและอื่น ๆ

ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ในการสร้างกระบวนการออนบอร์ดที่จะช่วยให้การย้ายถิ่นและการใช้งานง่ายขึ้น ต้องการทําให้การทํางานเป็นทีมดียิ่งขึ้นด้วยกิจกรรมการแปลงเป็นดิจิทัลใหม่หรือไม่? กําหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณที่มุ่งมั่นที่จะสร้าง บํารุงรักษา และจัดระเบียบระบบการจัดการเอกสารที่เป็นระเบียบเรียบร้อย

8. สร้างขั้นตอนการจัดทําเอกสารสําหรับลูกค้า

เมื่อคุณต้องการสรุปข้อตกลงสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการให้พนักงานขายกังวลคือวิธีการอธิบายการลงนามการแบ่งปันและกระบวนการจัดทําเอกสารให้กับลูกค้าทุกคน ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะมีขั้นตอนที่เขียนลูกค้าสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้แพลตฟอร์มเอกสารดิจิทัลของคุณและคําถามที่พบบ่อยอื่น ๆ ที่มีปัญหา 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้องได้ แพลตฟอร์มการแชร์เอกสารที่ดีเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้การทํางานร่วมกันและการแชร์ที่ราบรื่นในขณะที่ยังคงให้การควบคุมแก่ผู้ดูแลระบบและผู้จัดการไฟล์ 

9. อย่าเล่นการรักษาความปลอดภัย

ในขณะที่คุณสามารถสร้างขั้นตอนที่กําหนดเองเพื่อควบคุมการเข้าถึงเอกสารสําหรับพนักงานและลูกค้าคุณจะต้องมีความปลอดภัยเพื่อให้แฮกเกอร์และการละเมิดข้อมูลอยู่ในขอบเขต การทําให้เอกสารของคุณเป็นดิจิทัลจะเปิดเผยความเสี่ยงของโลกดิจิทัลตามคําจํากัดความ

อย่างไรก็ตามการใช้โปรโตคอลและวิธีการรักษาความปลอดภัยที่อัปเดตอย่างต่อเนื่องทําให้แฮกเกอร์เข้าถึงไฟล์ของคุณได้ยากขึ้น ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ใช้การเข้ารหัสที่หลากหลายเพื่อให้เอกสารของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้นกว่าตู้เก็บเอกสารที่ปลอดภัยที่สุด ยังดีกว่าการใช้บริการเอกสารดิจิทัลที่มี การกระจายอํานาจ และไม่เก็บไฟล์ของคุณไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกัน 

พร้อมที่จะแปลงเวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นดิจิทัลแล้วหรือยัง 

คุณสามารถเริ่มวิเคราะห์และดูว่าเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณกําลังเผชิญกับความท้าทายประเภทใดที่เวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณกําลังเผชิญอยู่ จากที่นั่นเราหวังว่าคุณจะพบวิธีที่เหมาะสมเพื่อให้ง่ายขึ้น 

ที่ Dedoco เรานําเสนอเอกสารดิจิทัลและโซลูชันการเซ็นชื่อแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อเปลี่ยนวิธีที่องค์กรจัดการเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลในขณะที่ออกเอกสารและข้อมูลประจําตัวที่เชื่อถือได้และตรวจสอบได้ เริ่มต้นกับเราวันนี้และเปลี่ยนการจัดการเอกสารให้ดีขึ้น

‍