จากการสํารวจผู้บริหารทั่วโลกของ McKinsey บริษัท ต่างๆได้ เร่งการแปลงเป็นดิจิทัล สามถึงสี่ปีในช่วงการระบาดใหญ่ในขณะที่ส่วนแบ่งของผลิตภัณฑ์ที่เปิดใช้งานแบบดิจิทัลเร่งตัวขึ้นเจ็ดปี ก้าวกระโดดนี้ยิ่งใหญ่กว่าในเอเชียแปซิฟิกซึ่งการเปลี่ยนแปลงได้เร่งขึ้น 10 ปี

การกระจายตัวของผู้คนออกจากสํานักงานเร่งการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนี้ซึ่งทําให้งานง่าย ๆ เช่นการลงนามในเอกสารก็ท้าทายมากขึ้น ด้วยเหตุนี้หลายองค์กรจึงหันมาใช้โซลูชันการเซ็นชื่อเอกสารดิจิทัล แต่สิ่งสําคัญคือต้องมีโซลูชันที่ไม่เพียง แต่ช่วยให้สามารถลงนามในเอกสารได้ แต่ทําได้อย่างปลอดภัยและปลอดภัย - โซลูชันที่เปิดใช้งานบล็อกเชนเป็นกุญแจสําคัญในเรื่องนี้

ตลาดบล็อกเชนเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่กําลังขยายตัวโดยตลาดโลก คาดว่าจะแตะ 15.88 พันล้านเหรียญสหรัฐ ภายในปี 2023 การยอมรับบล็อกเชนได้เกิดขึ้นเพื่อให้บริการโซลูชั่นแก่ภัยคุกคามจากการฉ้อโกงและการปลอมแปลงดิจิทัลที่วางไว้ในธุรกิจขณะที่พวกเขาปรับตัวให้เข้ากับสถานที่ทํางานใหม่ที่มีเทคโนโลยีเป็นศูนย์กลาง

คําถามคือ บล็อกเชนมีบทบาทอย่างไรในการเซ็นเอกสารดิจิทัล และตํานานที่ผู้นําด้านไอทีควรตระหนักถึงอะไรในอุตสาหกรรม?

ห้าตํานานของการลงนามในเอกสารดิจิทัล

ตํานาน 1: โซลูชันการเซ็นชื่อเอกสารดิจิทัลจะเน้นเฉพาะลายเซ็นที่เป็นดิจิทัลเท่านั้น

ในทางตรงกันข้ามโซลูชันเอกสารดิจิทัลที่แท้จริงจะอนุญาตให้มีลายเซ็นหลายลายเซ็นและอนุญาตให้มีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ตํานาน 2: โซลูชันการเซ็นชื่อเอกสารดิจิทัลทั้งหมดเหมือนกัน หลายคนเชื่อว่าโซลูชันทั้งหมดทําให้ลายเซ็นเป็นดิจิทัล (เช่นทําสิ่งเดียวกัน) ซึ่งไม่เป็นความจริง เป็นเรื่องปกติที่เอกสารจํานวนมากจะถูกผลิตและเปลี่ยนแปลงในระหว่างการเจรจาซึ่งสามารถสร้างความท้าทายเมื่อถึงเวลาที่จะออกจากระบบในเวอร์ชันสุดท้าย

การใช้โซลูชันที่เปิดใช้งานบล็อกเชนในกรณีนี้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากช่วยให้มั่นใจได้ถึงการควบคุมเวอร์ชันเนื่องจากทุกฝ่ายจําเป็นต้องรับทราบและยอมรับการเปลี่ยนแปลงเอกสาร สิ่งนี้จะเพิ่มความโปร่งใสโดยรวมในกระบวนการเจรจา

ตํานาน 3: เอกสารกระดาษให้ความปลอดภัยมากขึ้น เอกสารกระดาษให้เกตเวย์หลายเกตเวย์ถูกบุกรุกดัดแปลงและคัดลอก เอกสารดิจิทัลที่เก็บไว้ในโซลูชันบล็อกเชนมีการกระจายอํานาจโดยเนื้อแท้ทําให้มีความปลอดภัยมากขึ้นเนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลได้

นอกจากนี้ เอกสารดิจิทัลไม่จําเป็นต้องมีพื้นที่เก็บข้อมูลแฟ้มจริง และเมื่อย้ายไปยังระบบดิจิทัลจะทําให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และหมึกได้มากถึง 90%

ตํานาน 4: การนําเวิร์กโฟลว์การเซ็นชื่อเอกสารดิจิทัลไปใช้ใช้เวลานาน ความคิดที่จะเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานการจัดการเอกสารทั้งหมดของคุณฟังดูใช้เวลานาน แต่เร็วกว่าที่รับรู้มาก กระบวนการที่ใช้กระดาษมีประสิทธิภาพน้อยกว่าเนื่องจากพวกเขาต้องการความจําเป็นในการพิมพ์สแกนไฟล์และทําซ้ํา - ไม่ต้องพูดถึงเวลาที่ใช้และความท้าทายด้านลอจิสติกส์ที่เกี่ยวข้องกับการทําให้ทุกคนลงนามในเอกสาร

ตํานาน 5: โซลูชันเอกสารดิจิทัลเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น การทําให้เอกสารเป็นดิจิทัลช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงินในขณะเดียวกันก็สนับสนุนภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในฐานะที่เป็นการลงทุนระยะสั้นและระยะยาวธุรกิจเห็น ROI ที่สําคัญเมื่อพูดถึงการออมและผลผลิต

เอกสารดิจิทัลยังมีลักษณะไร้ขอบเขต แม้จะมีข้อ จํากัด ของ COVID อย่างต่อเนื่องเพื่อความสะดวก แต่การเดินทางยังคง ถูก จํากัด ในบางพื้นที่ของโลก ค่าใช้จ่ายการจัดส่งยังคงเพิ่มขึ้นและห่วงโซ่อุปทานยังคงเผชิญกับการหยุดชะงัก การสร้างการทบทวนการลงนามการตรวจสอบและสรุปเอกสารดิจิทัลสามารถทําได้ในเวลาไม่กี่นาที

เมื่อบล็อกเชนถูกรวมเข้ากับเอกสารดิจิทัลจะให้ผลลัพธ์ที่น่าสนใจ ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาและเงินโดยการรวมโซลูชันเอกสารดิจิทัลที่เกิดขึ้นใหม่เหล่านี้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา ยุคใหม่ของการลงนามและการร่วมมือกับเอกสารนี้มีประโยชน์มากมายที่มีมากกว่ากระบวนการที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิมรวมถึงผลผลิตความปลอดภัยและความโปร่งใส

บทความต้นฉบับ: https://www.technologydecisions.com.au/content/cloud-and-virtualisation/article/how-blockchain-is-reshaping-digital-documents-341347652